Aan de vooravond van 2012 komt er heel wat op de schouders van de HR-functionaris en loonadministrateur. We hebben voor u, om een goede start in 2012 te kunnen maken, de belangrijkste zaken op een rij gezet.
Aan de vooravond van 2012 komt er heel wat op de schouders van de HR-functionaris en loonadministrateur. We hebben voor u, om een goede start in 2012 te kunnen maken, de belangrijkste zaken op een rij gezet.
Eindejaarstip 1: Verklaringen geen privégebruik
Heeft u alle kopieën van de Verklaringen geen privégebruik van uw werknemers binnen? Het is belangrijk dat u per 1 januari 2012 alle Verklaringen geen privégebruik in uw administratie op orde hebt. U heeft deze documenten immers nodig omdat u dan geen privégebruik auto bij het loon hoeft te tellen vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover u het loon moet berekenen.
Let op
Wijs uw medewerkers (liefst schriftelijk) erop dat de Belastingdienst aast op houders van Verklaringen geen privégebruik die de voorwaarden ervan aan hun laars lappen. De verzuimboete bedraagt 80 procent van het maximum (€ 4.920). De belastinginspecteur kan dit maximum oprekken in een uitzonderlijk geval, bijvoorbeeld als er sprake is van een tweede verzuim. Ook als er wel een rittenadministratie is bijhouden, maar die is onvolledig of onjuist, is de boete meteen de maximale van € 4.920. Bij grove schuld of opzet kan de inspecteur een vergrijpboete opleggen van 40 of 80 procent van het bedrag van de naheffingsaanslag. Bij een keuze tussen de verzuim- en vergrijpboete zal de inspecteur meestal de hoogste boete opleggen.
Heeft uw werknemer een nieuwe auto van de zaak? Dan geldt de Verklaring geen privégebruik die voor de oude auto is afgegeven niet. Zorg ervoor dat de werknemer voor het eind van het jaar een nieuwe aanvraagt en u er een kopie van aanreikt en dat zij hun rittenadministratie nauwkeurig bijhouden en onder de 500 kilometergrens blijven. Deze rittenadministratie moet volgens de richtlijn van de Belastingdienst worden opgesteld en bijgehouden.
Een Verklaring geen privégebruik voorkomt dat u met naheffingen wordt geconfronteerd. Dat is niet het geval als u ervan op de hoogte bent dat een werknemer, die geregistreerd staat als houder van een Verklaring geen privégebruik, de door u beschikbaar gestelde auto meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden heeft gebruikt.
