Eindejaarstip 3: Loonadministratie
Is uw loonadministratie al 2012-proof? Als u werknemers in dienst heeft, moet u binnenkort de loonadministratie 2011 afsluiten. Dat betekent dat u voor de jaarwisseling een aantal belangrijke controles moet uitvoeren. Een aantal daarvan hebben wij voor u op een rij gezet.
- Betalingen aan derden. Zorg ervoor dat u de verklaringen arbeidsrelatie (VAR) voor het eind van het jaar in uw bezit heeft. U moet daarvan namelijk vóór 1 februari 2011 opgaaf doen aan de Belastingdienst via een IB 47-opgave. Deze melding hoeft u alleen te doen als het inkomsten betreft die fiscaal als resultaat uit overige werkzaamheden (VAR-RUO) kwalificeren. Als er sprake is van loon uit dienstbetrekking of winst uit onderneming (VAR-WUO), dan hoeft u geen opgaaf te doen.
- Verklaringen geen privégebruik. Zorg ervoor dat alle verklaringen geadministreerd zijn.
- Kopieën identiteitsbewijzen. Controleer of u ze van elke werknemer heeft. Als derden voor u werken, moet u ook van deze personen een kopie van het identiteitsbewijs hebben.
- Declaraties, bonnetjes, et cetera. Heeft u de rekeningen van verstrekkingen aan werknemers op orde en ook declaraties van aan werknemer vergoede kosten (stel een uiterste inleverdatum)? Vergeet u vooral niet de plaatsbewijzen van het openbaar vervoer die u aan uw werknemers heeft vergoed.
- Werkkostenregeling. Als u in 2011 de werkkostenregeling heeft ingevoerd, dan moet uw loonadministratie daarop ingericht zijn. U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen. U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte bent gebleven.
